Verfahrensdokumentation GoBD

Eine Verfahrensdokumentation wird zur Pflicht, sobald steuerlich relevante Software im Unternehmen zum Einsatz kommt. Hier gelten bei der Erstellung und Pflege die Regeln der GoBD

„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“

Einige der wichtigen Themen sind:

  • Das Unternehmen muss einen Verantwortlichen benennen, der dem Betriebsprüfer die EDV Fragen beantworten kann. In kleineren Unternehmen wird dies schnell zur Chefsache.
  • Welche Software wird im Betrieb eingesetzt und wie genau sieht der Funktionsumfang aus? Hier muss auch präzise dokumentiert sein, wenn die verwendete Software mehr Funktionen besetzt, als das Unternehmen benötigt.
  • Auch die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten ist ein wichtiges Thema. Hier müssen die Mailprogramme dokumentiert sein.
  • Wie wird archiviert und welche Medien kommen zum Einsatz? Nicht zuletzt spielt dies auch für die rechtskonforme digitale Archivierung und den Weg zu Industrie 4.0 und die DSGVO‎ eine große Rolle.
  • Welche Hardware setzt das Unternehmen ein? Vom Server über die PC’s bis hin zu iPads, Smartphones und elektronische Kassensysteme. Hier müssen die Beschreibungen der Modelle in den Dokumentationsunterlagen enthalten sein.
  • Welche Dokumentationen gibt es zu der eingesetzten Software? Zu dieser Rubrik gehören unter anderem auch Arbeitsanweisungen, Freigaben, sowie Fehler- und Bereitstellungsprotokolle.

Weiter heißt es auch in der GoBD: „Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein.“

Eine der wichtigsten Aufgaben ist die lückenlose Dokumentation von IT-Prozessen und der IT-Infrastruktur. Dies ist ein fester Bestandteil unseres daily business. Hierdurch  partizipieren unsere Bestandskunden. Die permanent gepflegte Wissensdatenbank für die allgemeinen wie auch kundenspezifischen Bereiche, bieten eine perfekte Grundlage zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD.

Unser kompetentes Support-Team steht Ihnen hierbei zur Seite und erarbeitet mit Ihnen zusammen ein lückenloses Konzept um auch auf Themen wie rechtskonforme Dokumentenerfassung und Industrie 4.0 vorbereitet zu sein.