Kleines Startup Unternehmen aus dem Bereich Sondermaschinenbau...

…mit einer hoch innovativ motivierten Geschäftsleitung. Dank hervorragender Referenzen der Geschäftsführer, ist die Auftragslage sehr gut und es steht dem Wachstum aus technischer Sicht nichts im Weg.

Doch im Ablauf der Unternehmensprozesse zeigen sich immer wieder Stolpersteine, die mit manuellen Prozessen ausgeglichen werden. Hierdurch zeigt sich nach kürzester Zeit eine maximale Auslastung der Mitarbeiter, durch die verschiedenen Ablageorte von Daten und die vielen manuellen Prozesse, die eingehalten und dokumentiert werden müssen. Die Geschäftsleitung kann keine Aufgaben übergeben und es fehlt die Zeit für ein ordentliches Projektmanagement, sowie den Vertrieb. Die Finanzplanung findet nur noch am Wochenende Platz.

Nach reiflichen Überlegungen entscheidet sich die Geschäftsleitung für ein redesign ihrer Geschäftsprozesse mit der Unterstützung durch dk4service.

Die IST Aufnahme:

Personal und Bereiche: Der größte Anteil der Belegschaft ist in der Mechanik bzw. der Elektrotechnik sowie Softwareentwicklung ansässig. Die Verwaltung, der Einkauf, die Arbeitsvorbereitung, sowie der Vertrieb und die Projektleitung werden größten Teils durch die Geschäftsleitung abgedeckt. Bei der Buchhaltung und der Papier-Verwaltung unterstützen Auszubildende und Teilzeitkräfte.

Daten und Unterlagen: Einkaufs- und AV-Prozesse werden weitest gehend über Projekt bezogene MS Excel Tabellen abgebildet. Projekt-Dokumente und Zeichnungen werden in Verzeichnisstrukturen auf dem Fileserver verwaltet. Für die Softwareentwicklung existiert eine eigene Verwaltungssoftware.
Belege werden eingescannt, auf dem Fileserver abgelegt und weiter auf dem Papier-Weg bearbeitet und verwaltet.

IT-Infrastruktur: Die gesamte IT-Infrastruktur ist neu. Es existiert ein Server und jeder Mitarbeiter verfügt über die notwendigen Arbeitsmittel. Im Verwaltungsbereich werden größten Teils Microsoft-Produkte genutzt. Zusätzlich kommen Konstruktionssysteme wie HiCad und einige Viewer zum Einsatz. 
Ein Warenwirtschaftssystem ist vorhanden, verfügt aber nicht über eine Stücklistenverwaltung.

Ergebnis der Analyse

Da die Auslastung der Mitarbeiter bereits am Limit ist und Interviews nur während des Tagesgeschäfts durchgeführt werden können, sollten diese bereits mit unterstützenden Maßnahmen, sowie kleineren Hilfsmitteln durchgeführt werden. Da im Betrieb bislang nur wenige Mitarbeiter bereits mit einem Warenwirtschafts- bzw. ERP-System gearbeitet haben und die Struktur der Verwaltungsprozesse erst gebildet werden ist es nicht ratsam, die neuen Prozesse direkt in einem solchen System umzusetzen.

Sie möchten wissen wie es weiter geht? Sprechen Sie uns an…